Die Zeit der Papierrechnung geht zu Ende. Mit dem Wachstumschancengesetz soll auch der Rechnungsversand zwischen Unternehmen verändert und damit letztlich die Verarbeitung beschleunigt werden. Eine wesentliche Änderung tritt mit der de facto Pflicht für Unternehmen zum Empfang von E-Rechnungen am 1. Januar 2025 in Kraft.

Ab dem kommenden Jahr fällt die bisherige Regelung weg, nach der Rechnungsempfänger zustimmen müssen, wenn ihnen der Rechnungssteller E-Rechnungen schicken möchte. Im Umkehrschluss bedeutet das quasi eine Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen.

Was sich kompliziert anhört, erweist sich in der Praxis zunächst aber als relativ simpel. Denn als Standardformat der E-Rechnungen hat sich das so genannte ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) durchgesetzt, bei dem die Rechnungsdaten als XML-Datei in ein PDF-Dokument eingebettet sind. Elektronisch ausgelesen und verarbeitet werden müssen die Daten aber zunächst nicht, sie können auch weiterhin manuell aus dem PDF-Dokument erfasst werden. Zum Empfangen von E-Rechnungen sind also zunächst nur ein E-Mail-Konto sowie eine Software zum Lesen von PDF-Dokumenten erforderlich. Unternehmen, welche die Vorteile der E-Rechnung allerdings voll ausschöpfen und die ins PDF eingebetteten Daten elektronisch einlesen möchten, benötigen dafür eine spezielle Software.

Für die Buchhaltung wichtig: Da laut Gesetz eine Aufbewahrungspflicht für das originale PDF gilt, muss dieses auch als PDF zehn Jahre lang gespeichert werden. Ein Ausdruck genügt also nicht. Auch deshalb empfehlen Experten eine extra E-Mail-Rechnungsadresse.

 „Empfangspflicht“ für E-Rechnungen ab 1. Januar 2025

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen de facto in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

• Rechnungen im Standardformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) können als reines PDF eingelesen werden. Dafür genügt ein gängiges E-Mail-Postfach und weit verbreitete Standardsoftware zum Lesen von PDF-Dateien.
• Spezielle Software ist erforderlich, wenn die ins PDF eingebetteten Daten elektronisch eingelesen werden sollen. Das ist aber nicht verpflichtend.
• Die Aufbewahrungspflicht gilt für die original PDF-Dateien, Ausdrucke genügen nicht.

Pflicht zum Versenden von E-Rechnungen ab 1.1.2027 (für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz ab 800.000 EUR) bzw. 1.1.2028 (Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR)

Um sich auf die Pflicht zum Versenden von E-Rechnungen einzustellen, haben Unternehmen noch etwas mehr Zeit.

• Unternehmen mit mehr als 800.000 Vorjahresumsatz dürfen Rechnungen im Geschäftsverkehr unter 250 Euro bis Ende 2026 in Papierform versenden, Unternehmen mit weniger als 800.000 Jahresumsatz bis Ende 2027.
• Im Umkehrschluss bedeutet das: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz ab 800.000 Euro elektronische Rechnungen mit verknüpften Rechnungsdaten (also keine reinen PDFs) auch versenden können. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle Unternehmen.
• Dafür benötigen Sie Software, die Rechnungen im ZUGFeRD-Format erzeugen kann. Wenn Unternehmen schon jetzt eine spezielle Software zur Rechnungserstellung nutzen, kann diese ggf. ergänzt werden.
• Einfache Rechnungen sind ab 2027 bzw. 2028 im Geschäftsverkehr nur noch unter 250 EUR möglich, Rechnungen an Privatkunden in unbegrenzter Höhe.

Mögliche Vorteile der E-Rechnung:

• Portokoste entfallen
• Automatische Zuordnung beim Rechnungsempfang
• Vermeidung von Tippfehlern
• Schnellere Bezahlung bei verknüpften Online-Banking
• Schnellere Übergabe an Steuerberater

Sonderfall X-Rechnungen

Das zwischen Unternehmen so genannte X-Rechnungen verschickt werden, wird Experten zufolge eine Ausnahme bleiben. Unternehmen, die für öffentliche Auftraggeber des Bundes oder eines Bundeslandes tätig sind, müssen sie jedoch schon seit 2020 erstellen. In einigen Fällen und unter bestimmten Voraussetzungen können Rechnungen auch im ZUGFeRD-Format eingereicht werden. Hochgeladen werden die X-Rechnungen über spezielle Portale des Bundes und der Länder, u.a. das Bremer E-Rechnungsportal zERIKA und die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes ZRE. Infos unter www.e-rechnung.bremen.de

Beratung

Mitgliedunternehmen der Handwerkskammer Bremen können sich bei Fragen rund ums Thema E-Rechnung an die Handwerkskammer Bremen wenden. Ansprechpartner: Christopher Zimpel und Marco Appel.

Darüber hinaus kann für kostenpflichtige Beratungen eine Förderung des Bundes beantragt werden. Dazu gehören das Programm zur „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) sowie die Unterstützung von so genannten INQA-Coachings („Neue Initiative Qualität der Arbeit“) durch das Bundesministerium für Arbeit.

Digitalisierung ist ein Schlüsselfaktor für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen. Durch die Digitalisierung werden Prozesse optimiert, Kosten gesenkt und neue Geschäftsmodelle ermöglicht. Gleichzeitig bietet die Digitalisierung auch neue Chancen für die Kundenbindung, Fachkräftegewinnung und die Zusammenarbeit mit Partnern.

Digitalisierung ist also ein wichtiger Hebel, um im Wettbewerb erfolgreich zu sein. 
Doch die Digitalisierung ist kein Selbstläufer. Unternehmen müssen sich aktiv auf die Veränderungen einstellen und die richtigen Strategien und Lösungen wählen. Nur so können sie die volle Wirkung der Digitalisierung nutzen und die Herausforderungen erfolgreich meistern. 

Die Digitalisierung bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich. Zum einen ermöglicht sie eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit, da Informationen schneller und einfacher ausgetauscht werden können. Zum anderen können Prozesse durch die Digitalisierung optimiert und automatisiert werden, was Zeit und Kosten spart. Die Fehleranfälligkeit bei manuellen Prozessen ist ein großes Problem im Handwerk und kann durch eine digitale Struktur von der Auftragserfassung bis hin zur Rechnungsstellung restlos behoben werden.  

• Wir entwerfen einen konkreten Plan für die Digitalisierung,
• untersuchen IT-Risiken und erstellen einen Maßnahmenkatalog zur Umsetzung der Verbesserungspotenziale.
• Darüber hinaus bieten wir informative, praxisorientierte Seminare und Workshops an, in denen wir die neuesten Entwicklungen vorstellen und den Austausch zwischen Kooperationspartner und Handwerksbetrieben fördern.